開催準備・待機列と動線のガイド

最初に共有したい会場情報

• 実施候補場所の全景と、左右・背面が分かる写真。
• 入口、レジ、階段、避難口、通常の人の流れが分かる図面。
• 使用可能範囲、搬入経路、駐車・荷下ろし条件。
• 施設の運営規則、告知方法、希望する参加条件。

現在のフォームには写真を添付できません。受付開始後に共有方法をご案内します。写真を準備する際は、お客様の顔や個人情報が写らないものをお選びください。

待機列・受付を分けて考える

制作場所だけでなく、待つ場所、作品を受け取った後に抜ける方向まで検討します。必要な通路幅は施設管理者の指示に従い、避難口・防火設備・扉の前を塞がない配置にします。

引換券を使う場合は発行・回収・重複防止の担当を決定。混雑時の新規受付停止と再開を誰が判断するか、最後尾の案内を誰が行うかも決めておきます。

役割分担の確認表

雨天・屋外・風・破損への備え

屋外開催は風や雨、直射日光、暑さなどの影響を受けます。屋内への切替場所や判断期限を決め、出演条件と合わせて事前に確認します。屋根があっても横から雨が入ったり、風で材料が飛ばされたりするため、屋内の代替場所も必要です。

バルーンは割れることがあります。破片を放置しない回収方法、割れた際の対応範囲を共有します。小さなお子さまには保護者と一緒に受け取っていただき、口に入れないよう案内します。素材のアレルギーが心配な場合は事前にご相談ください。

当日までに決めておくこと

現場担当者、集合場所、開始・終了時間、休憩、受付終了の案内、変更時の連絡先を1枚にまとめます。制作中の出演者が列の最後尾まで目を配るのは難しいため、受付や誘導の担当を施設スタッフにも伝えておきます。

列が伸びたときの判断手順

• 開始前：待機できる範囲と新規受付を止める条件を施設と共有する。
• 混雑時：誘導担当が通行と最後尾を確認し、決めた条件に達したら新規受付を一時停止する。
• 受付停止時：再開予定の有無と受付済みの方への対応を案内する。未確認の待ち時間は約束しない。
• 再開時：列と通行の状況を確認し、現場責任者の判断を受付担当と出演者に共有する。

整理券は配布枚数を増やす仕組みではありません。時間内に対応できる条件を出演者に確認し、受付枚数や呼び出し方法を決めます。

次に確認したいこと